Barrett Business Services, Inc. (“BBSI," la “Compañía” o “nosotros”) ha desarrollado esta política (la “política de privacidad”) por respeto a la privacidad de sus empleados. Esta política de privacidad describe la información personal que recopilamos, tanto en línea como sin conexión, y que usamos y divulgamos sobre los empleados que trabajan para nosotros.
Recopilación de información personal e información personal delicada
En los últimos 12 meses, hemos recopilado las siguientes categorías de información personal de o sobre los empleados, incluyendo información sobre los miembros de la familia, dependientes y beneficiarios de los empleados. Para cada categoría de información, las categorías de terceros a quienes hemos divulgado, vendido o con quienes hemos compartido la información en los últimos 12 meses se mencionan usando una letra que coincide con la letra en la lista de categorías de proveedores de servicio y terceros que aparece justo después de esta tabla.
| Categoría | Ejemplos | Divulgada en los últimos 12 meses a |
| Identificadores personales | Nombre, alias, número de seguro social, fecha de nacimiento, número de licencia de conducir o tarjeta de identificación estatal, número de pasaporte, número de identificación de empleado. | A, B, C, D, E, F, G, H, I |
| Información de contacto | Dirección particular, postal o de correo, dirección de correo electrónico, número de teléfono particular, número de teléfono celular. | A, B, C, D, F, G, I |
| Información de cuenta | Nombre de usuario y contraseña de las cuentas y sistemas de la Compañía y cualquier código de seguridad o acceso, contraseña o credencial requeridos para acceder a sus cuentas de la Compañía. | No se divulga |
| Clasificaciones protegidas | Raza, etnia, nacionalidad, sexo, género, orientación sexual, identidad de género, creencias religiosas o filosóficas, edad, discapacidad, trastorno médico o mental, estado militar, estado familiar, idioma, o membresía en el sindicato. | B, C, D |
| Características o descripción física | Información en su licencia de conducir (como el color de los ojos, color de cabello, altura y peso), así como información recopilada en la medida que es relevante para las investigaciones en el lugar de trabajo o para hacer valer las políticas de la Compañía sobre la apariencia y el aseo personal (como por ejemplo los tatuajes y piercing). | B, C, D |
| Información financiera | Número de cuenta bancaria, para hacer depósitos directos, número de tarjeta de crédito, número de tarjeta de débito u otra información de cuentas financieras | A, B, F |
| Información previa a la contratación | Información provista en su solicitud de empleo o currículum vitae, información reunida como parte de averiguaciones de antecedentes o controles de referencias, resultados de pruebas de detección de drogas previas a la contratación, notas de entrevistas de trabajo tomadas por personas que llevan a cabo entrevistas para la Compañía, información en registros y evaluaciones de candidatos, información en muestras de producto de trabajo provistas por usted, declaraciones voluntarias hechas por usted, e información relacionada con el Crédito Tributario por Oportunidad de Trabajo (WOTC, por sus siglas en inglés). | A, B, D, E |
| Historial de empleo | Información sobre su experiencia laboral previa, los puestos que ha tenido, los nombres de sus supervisores previos, y, cuando la ley aplicable lo permita, su historial o sus expectativas salariales. | B, D |
| Información educativa | Información tomada de los currículum vitae sobre el historial educativo e información obtenida de expedientes académicos o registros de títulos y certificaciones vocacionales obtenidos. | B, D |
| Información profesional o relacionada con el empleo | Información que contiene su archivo de personal y otros documentos y registros de empleo, incluyendo información que contienen los siguientes tipos de registros: registros de nuevos empleados y de contratación, formularios I-9, formularios de impuestos, registros de horarios y asistencia, registros de ausencias con permiso que no son médicas, registros de lesiones en el lugar de trabajo, registros de seguridad, evaluaciones y registros de desempeño, registros disciplinarios, registros de investigación, registros de capacitación, registros de obtención de licencias y certificaciones, registros de remuneración y beneficios de salud, notificaciones COBRA, registros de gastos comerciales, y registros de nómina. | A, B, C, D, F, G |
| Información de viajes | Información sobre planes de viajes de trabajo, vacaciones y viajes personales, y para el propósito de rastrear contactos con enfermedades infecciosas, los puntos de destino dentro del período infeccioso aplicable antes de venir al lugar de trabajo y las fechas de estadía en en esos lugares. | B, D |
| Información de familia | Información de contacto de miembros de la familia indicados como contactos de emergencia, información de contactos de dependientes y otros datos de los dependientes, información médica y de salud de los miembros de la familia relacionada con los síntomas del COVID-19, así como la exposición, el rastreo de contactos, su diagnóstico, las pruebas o la vacunación contra el COVID-19, así como información relacionada con sus viajes y las personas con las que estuvieron en contacto cercano durante el período infeccioso aplicable del COVID-19. | B, D |
| Información de amigos, compañeros de trabajo y otros empleados con los cuales usted ha estado en contacto cercano durante el período infeccioso del COVID-19, de conformidad con los lineamientos aplicables | Información médica y de salud proporcionada a la Compañía para los amigos, compañeros de trabajo y otros asociados del empleado en conexión con los síntomas del COVID-19, así como la exposición, el rastreo de contactos, su diagnóstico, las pruebas o la vacunación contra el COVID-19, así como información relacionada con sus viajes y las personas con las que estuvieron en contacto cercano durante el período infeccioso aplicable del COVID-19. | B, D |
| Información médica y de salud |
Información médica incluida en documentos tales como notas del médico por ausencias al trabajo o restricciones laborales, registros de ausencia con permiso médica, solicitudes de adaptación, registros de procesos interactivos, registros de evaluación y adaptación ergonómicas, y correspondencia con usted y con sus proveedores de salud médica o mental relacionadas con cualquier solicitud de adaptación o ausencia con permiso médica, así como información sobre los resultados de pruebas para detectar drogas hechas después de la contratación e información relacionada con los síntomas del COVID-19, así como la exposición, el rastreo de contactos, su diagnóstico, las pruebas o la vacunación contra el COVID-19. Esto incluye información médica e información sobre beneficios de salud para los dependientes y beneficiarios. |
B, D |
| Actividad en internet, las redes y las computadoras | Información de actividades en internet y otras redes electrónicas relacionada con el uso de las redes, los servidores, el intranet, unidades compartidas, o las computadoras y dispositivos electrónicos emitidos por la Compañía, incluyendo los registros de acceso al sistema y a los archivos, nivel de autorización de seguridad, historial de navegación, historial de búsqueda e historial de uso. | B, E, G |
| Información de seguridad del dispositivo móvil | Datos que identifican los dispositivos móviles del empleado que acceden a las redes y sistemas de la Compañía, incluyendo la marca, el modelo y el número de serie del teléfono celular, así como su número y proveedor de servicio móvil. | B, D, E, G |
| Información de acceso y al portal en línea y a la aplicación móvil y de su uso | Nombre de usuario y contraseña, historial de la cuenta, historial de uso, registros de acceso a archivos, y nivel de autorización de seguridad. | B, D, E, G |
| Datos de geolocalización | Dirección IP y/o ubicación GPS (latitud y longitud) registradas en computadoras, dispositivos electrónicos y vehículos emitidos por la Compañía, así como en las aplicaciones para registrar las horas trabajadas en los teléfonos celulares que usan los empleados para fichar su llegada y salida del trabajo y que registran la ubicación geográfica en la que se registró cada horario | B, D, E, G |
| Grabaciones visuales, de audio o de video del lugar de trabajo | Su imagen, cuando es grabada o capturada en grabaciones de cámara o fotos de los empleados tomadas en el lugar de trabajo o en una función o un evento de la Compañía, o en fotos o vídeos de empleados publicados en redes sociales a las cuales tienen acceso la Compañía o sus gerentes o que son presentadas a la Compañía por otro empleado o por un tercero. | B, D, H, I |
| Registros de acceso a instalaciones y sistemas | Información que identifica qué empleados entraron a nuestras instalaciones protegidas de la compañía, o accedieron a sistemas, redes, computadoras y equipos, y en qué momentos, usando sus llaves, insignias, llaves de control remoto, credenciales de inicio de sesión u otros métodos de acceso seguro. | B, D, E |
| Inferencias | Basándonos en el análisis de la información personal recopilada, podemos desarrollar inferencias relacionadas con las preferencias, características, tendencias psicológicas, predisposiciones, el comportamiento, las actitudes, la inteligencia, la habilidad y las aptitudes para tomar decisiones de empleo y de gerencia relacionadas con la dotación de personal, la asignación de tareas, las responsabilidades, la composición del equipo, la contratación, los ascensos, los descensos de puesto y los despidos, entre otras cosas. | No se divulga |
| Contenido de comunicaciones personales en las que la Compañía no es la destinataria | Si usted usa el correo electrónico, los teléfonos, las computadoras, las aplicaciones de chateo en línea (Slack, Teams, Zoom, etc.) de la Compañía u otros sistemas de la Compañía para sus comunicaciones personales, aunque la Compañía no sea la destinataria de tales comunicaciones, las retendrá en el curso normal de la administración de sus comunicaciones y sistemas de computadora. de conformidad con la política de retención de datos de la Compañía. Los empleados no deben tener expectativa alguna de privacidad con respecto a ninguna comunicación que envían, reciben, abren o almacenan en cualquier computadora o sistema de la Compañía, incluyendo las comunicaciones personales. La Compañía puede monitorear, acceder a, revisar y usar todas tales comunicaciones y datos para los fines comerciales legales detallados a continuación, incluyendo administrar y evaluar el desempeño de los empleados y tomar decisiones de empleo. | No se divulga |
De las categorías de información personal mencionadas, las siguientes son categorías de información personal confidencial que la Compañía puede reunir de o sobre los empleados:
La información personal no incluye:
Si hace referencia a la letra que corresponde a la categoría, la tabla anterior especifica a qué categorías de proveedores de servicio y terceros divulgamos información personal.
Podemos divulgar su información personal para los siguientes fines comerciales enumerados anteriormente: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9, 10, 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 21, 22(c), 22(f) y 22(g).
NO vendemos ni venderemos su información personal a cambio de una contraprestación monetaria o valiosa de otro tipo. No compartimos su información personal para hacer publicidad conductual de múltiples contextos.
NO usamos ni divulgamos ni usaremos ni divulgaremos su información personal confidencial para propósitos distintos a los siguientes:
Determinaremos el plazo de retención de cada categoría de información personal de conformidad con diversos criterios, incluyendo de forma enunciativa y no limitativa para: los fines comerciales para los que se reunió la información personal; cumplir con las leyes de registro federales, estatales y locales relevantes; cumplir con plazos de prescripción de los reclamos para los cuales la información sea relevante; y cumplir con obligaciones legales de preservación de la evidencia.
Aplicamos nuestros procedimientos de retención de datos anualmente para determinar si se han vencido los propósitos comerciales para reunir la información personal así como las razones legales para retener la información personal. De ser así, eliminamos la información de forma segura.
Podemos usar a otras compañías e individuos para llevar a cabo ciertas funciones en nombre nuestro. La administración de correos electrónicos y los servicios de nóminas son ejemplos de estos servicios. Dichos terceros solo tienen acceso a la información personal necesaria para llevar a cabo estas funciones y no pueden usar ni almacenar la información para ningún otro propósito.
En el caso de que vendamos o transfiramos una porción específica de sus activos comerciales, es posible que la información del empleado sea uno de los activos comerciales transferidos como parte de la transacción. Si se adquieren sustancialmente todos los activos, es posible que la información de los empleados se transfiera como parte de la adquisición.
Podemos divulgar información personal específica y/o confidencial basándonos en una creencia de buena fe de que es necesario divulgar dicha información para cumplir con la ley o que dicha divulgación es necesaria para proteger a nuestros empleados o al público.
Solo es posible acceder al registro de datos personales creado a través de su inscripción en su cuenta de correo electrónico de empleado y en las aplicaciones de registro de horas trabajadas y de nómina, así como en myBBSI, usando una contraseña específica asociada con tales registros. Para proteger la integridad de la información que contienen esos registros, usted no debe divulgar ni revelar de otro modo su contraseña a terceros.
No vendemos ni compartimos a sabiendas información personal de los empleados ni de ninguno de sus miembros de familia, dependientes o beneficiarios menores de 16 años.
La protección de la información que recopilamos sobre los empleados es extremadamente importante para nosotros y tomamos todas las medidas razonable para garantizar esa protección, incluso:
Esta sección de la política de privacidad es aplicable solo a los residentes de California que son personas físicas. No es aplicable a ninguna entidad (ya sea comercial, sin fines de lucro o gubernamental). Si usted es residente de California, tiene los siguientes derechos:
Si usted es residente de California, cuando presente una solicitud en virtud de su derecho a saber, derecho a tener acceso, derecho a borrar o derecho a corregir usando uno de los métodos indicados anteriormente, le pediremos que provea cierta información para verificar su identidad y responder a su solicitud. Específicamente, le pediremos que verifique información que se puede usar para conectar su identidad con información específica que tenemos en nuestro poder, lo cual depende de la naturaleza de su relación e interacción con nosotros. Por ejemplo, tal vez necesitamos que nos provea su nombre, dirección, correo electrónico número de teléfono, los últimos 4 dígitos de su número de seguro social, y su fecha de nacimiento.
Cuando recibamos una solicitud verificable de un residente de California, confirmaremos recibo dentro de los 10 días hábiles siguientes a su recibo. Hacemos todo lo posible por responder a las solicitudes verificables dentro de los cuarenta y cinco (45) días calendario siguientes al recibo de la solicitud. Si necesitamos más tiempo (hasta 45 días calendario o 90 días calendario en total a partir de la fecha en la que recibamos su solicitud), le informaremos la razón y el plazo de extensión por escrito. Le entregaremos nuestra respuesta escrita por correo postal o electrónicamente, según prefiera usted. La respuesta que proporcionemos también explicará las razones por las que no podemos cumplir con una solicitud, de ser aplicable.
No cobramos una tarifa por procesar su solicitud verificable ni responder a ella, a menos que sea excesiva, repetitiva o manifiestamente infundada. Si determinamos que la solicitud justifica una tarifa, le diremos por qué tomamos esa decisión y le proveeremos un estimado del costo antes de completar su solicitud.
Si la solicitud es de corregir información personal inexacta, aceptaremos, revisaremos y consideraremos cualquier documento que nos proporcione, y tal vez requiramos que nos provea documentación para refutar nuestra propia documentación de que la información personal es precisa. Usted debe hacer un esfuerzo razonable de buena fe para proveernos toda la información necesaria en el momento en el que presente la solicitud de corregir. Podemos denegar una solicitud de corregir si creemos de buena fe y de forma razonable y documentada que la solicitud de corregir es fraudulenta o abusiva. Si denegamos su solicitud de corregir, le informaremos nuestra decisión de no cumplir su pedido y le daremos una explicación de por qué creemos que la solicitud es fraudulenta.
Si usted es residente de California, puede autorizar a otra persona para que sea su agente autorizado y presente una solicitud en nombre de usted. Para hacerlo, usted debe ya sea (a) firmar un poder de representación válido, verificable y notarizado o (b) proveer otro tipo de autorización escrita firmada que podamos verificar. Si recibimos una solicitud presentada en nombre de usted por un agente autorizado que no tiene un poder de representación, se le pedirá a esa persona que provea una verificación escrita de que tiene su permiso para actuar en nombre de usted. También nos comunicaremos con usted y le pediremos información para verificar su identidad directamente y no a través de su agente autorizado. Podemos denegar una solicitud de un agente autorizado si el agente no provee su permiso firmado para demostrar que ha sido autorizado para actuar en nombre de usted.
Al iniciar una relación de empleo con BBSI, usted acepta todos los términos y condiciones expresados en esta política de privacidad.
Como nuestros servicios evolucionan y percibimos la necesidad o la idoneidad de usar la información personal recopilada de otras maneras, es posible que enmendemos esta política de privacidad de vez en cuando. Lo alentamos a revisar Community (comunidad) con frecuencia para ver la política de privacidad vigente y cualquier cambio que le hayamos hecho. Si hacemos cambios significativos a esta política de privacidad, publicaremos la política de privacidad modificada y la fecha de vigencia modificada en Community (comunidad). Por favor revise esta sección con regularidad o comuníquese con nosotros a la dirección indicada al final de esta política de privacidad.
Esta política de privacidad está en un formato que es o se hará accesible para individuos con discapacidades.
Si tiene alguna pregunta sobre esta política de privacidad, comuníquese con nosotros a privacy@bbsi.com o llame al (360) 828-0700.
**Esta política fue actualizada por última vez en diciembre de 2022.