11 mejores prácticas para el seguimiento del tiempo de nómina de los empleados

El seguimiento del tiempo de trabajo de sus empleados es esencial para simplificar la nómina y proporcionar una compensación justa y adecuada. El control eficaz del tiempo de trabajo de los empleados comienza con la aplicación de las mejores prácticas que le ayudarán a mejorar la productividad, la eficiencia y la cultura.

¿Qué es el control del tiempo?

El control horario es cualquier proceso o sistema utilizado para controlar el tiempo trabajado por los empleados, incluidas sus horas de inicio y fin, comidas y otras pausas. Ayuda a los trabajadores a seguir sus horarios asignados y garantiza una remuneración equitativa, ya que simplifica la emisión de salarios por hora precisos, horas extraordinarias y remuneraciones irregulares, como las bajas por enfermedad.

El control horario de las nóminas también ayuda a las empresas a gestionar los horarios de los empleados. Tanto si procesa los pagos de nóminas con una periodicidad quincenal, semestral o mensual, las herramientas de control horario le ayudan a consolidar las horas regulares con las extraordinarias, minimizando los errores de desembolso.

El control del tiempo también ayuda a las empresas a identificar y resolver rápidamente problemas como la impuntualidad y el robo de salarios. Incluso puede descubrir las causas profundas de los comportamientos de los empleados y abordar proactivamente problemas como el agotamiento antes de que se produzcan.

¿Por qué es importante el control horario?

De acuerdo con la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA), los empleadores deben mantener un registro preciso de las horas que trabajan los empleados no exentos y los salarios que ganan. En la práctica, esto significa controlar las horas de entrada y salida, los descansos y el total de horas trabajadas en una semana laboral determinada.

Según la FLSA, superar las 40 horas por semana laboral constituye horas extraordinarias. Pero algunos estados y territorios también tienen umbrales diarios de horas extraordinarias.

• Más de ocho horas: California, Alaska y Nevada (además de las Islas Vírgenes y Puerto Rico).
• Más de 40 horas semanales: Colorado
• Más de 40 horas semanales, 12 horas en una jornada laboral o más de 12 horas consecutivas: Oregón

Aunque algunos empleados asalariados están exentos de realizar horas extraordinarias y no están sujetos al pago de las mismas una vez superados estos umbrales, el control del tiempo sigue siendo útil. Le permite controlar las horas facturables, garantizar una carga de trabajo manejable y hacer un seguimiento de las demandas continuas de proyectos especiales. Además, hacer que los empleados asalariados controlen el tiempo que trabajan en proyectos concretos puede ayudarle a identificar a los miembros del equipo con exceso de trabajo y a mitigar de forma proactiva el agotamiento.

Para todos los empleados, el control del tiempo puede identificar problemas en la cultura del lugar de trabajo. Por ejemplo, las ausencias recurrentes pueden indicar que los empleados están fatigados y necesitan más PTO.

Como empleador, lo último que desea es crear una cultura que fomente la rotación o la insatisfacción de los empleados. El control del tiempo le ayudará a tomar decisiones más informadas sobre la distribución de la carga de trabajo y la gestión del personal.

11 mejores prácticas para el control del tiempo de los empleados

Tanto si su organización cuenta con empleados por horas, asalariados o una combinación de ambos, el control del tiempo es esencial. Pero para sacar el máximo partido de su estrategia de control del tiempo es necesario adaptarla a las distintas funciones y responsabilidades de sus empleados.

He aquí 11 buenas prácticas de control horario que le ayudarán a maximizar la rentabilidad de su esfuerzo.

1. Establezca normas y expectativas claras

Una de lasconsideraciones más importantes para cualquier programa de control horario es establecer las mismas reglas para todos los empleados de la organización. Debe documentar cada requisito y expectativa con claridad y, a continuación, comunicárselos a todos. Los límites claros y la transparencia facilitan que los empleados sigan sus directrices y evitan sentimientos de favoritismo.

2. Simplifique las cosas para sus empleados

Cuanto más simplificado sea el proceso de control horario, más fácil les resultará a los empleados adaptarse y cumplir los requisitos y expectativas.

Determinar qué herramientas de control del tiempo funcionarán mejor en su empresa depende de la cultura organizativa y de la formación de sus empleados (por ejemplo, formación, fluidez tecnológica, etc.).

Muchas empresas quieren sumergirse en una implantación avanzada de control horario, pero es posible que su plantilla no esté preparada para utilizar estos métodos. Por ejemplo, pueden carecer de los conocimientos tecnológicos o de los dispositivos necesarios para utilizar una aplicación o un software determinados. Recuerde que los métodos modernos también pueden ser sencillos, como el reconocimiento facial, que sólo requiere que los empleados se pongan delante de un escáner.

3. Explique el valor del control del tiempo a su equipo

Puede garantizar una aceptación más rápida de los requisitos de control horario por parte de los empleados si comprenden por qué es necesario y en qué les beneficia. Por ejemplo, usted debe comunicar a sus empleados por hora cómo el control del tiempo garantizará una compensación justa y hablar con los empleados asalariados acerca de los beneficios detallados anteriormente, como evitar el agotamiento. Y lo que es más importante, asegúrese de escuchar y atender las necesidades de sus empleados.

4. Controle las actividades no facturables

El seguimiento de las actividades no facturables, como la formación, las reuniones de empresa o los desplazamientos de un centro a otro, permite identificar y mitigar las ineficiencias y facturar los proyectos con mayor precisión.

Por ejemplo, identificar el tiempo de viaje excesivo entre lugares de trabajo o formación puede ser de gran ayuda:

• Decidir si se debe consolidar el espacio (por ejemplo, combinar ubicaciones).
• Reorganizar los horarios (por ejemplo, menos sesiones de formación pero más largas).
• Redirigir a los empleados que viajan de forma más eficiente (por ejemplo, más paradas lineales).

5. Seguimiento de comidas y descansos

Las comidas y los descansos son esenciales para la salud y el bienestar general de sus empleados y, en muchas circunstancias, una obligación legal. Los periodos de comida completos y no remunerados (es decir, de más de 30 minutos) suelen ser necesarios en los turnos largos. El control horario garantiza que estas y otras pausas sean respetadas de forma justa tanto por el empresario como por el empleado, evitando posibles consecuencias monetarias o normativas.

Si es probable que los empleados renuncien a una pausa, puede plantearse un sistema automatizado que les avise para que la tomen al cabo de cierto tiempo. Del mismo modo, exigir a sus empleados que fichen a la salida después de un determinado número de horas puede ayudar a garantizar que no se salten el almuerzo.

Controlar estas pausas también puede ayudarle a identificar posibles necesidades de programación. Si los empleados prolongan regularmente sus descansos, puede tener sentido prolongarlos para todos. O, si sus empleados se saltan a menudo las comidas (o lo intentan), eso puede indicar falta de personal y agotamiento.

6. Normalizar horarios de trabajo saludables

En algunos casos, el seguimiento de las horas trabajadas por sus empleados -especialmente los asalariados- puede revelar problemas de equilibrio entre la vida laboral y personal. Y este puede ser un primer paso crucial para abordarlos.

Por ejemplo, si los empleados trabajan constantemente fuera del horario laboral, el seguimiento del tiempo le permitirá identificar el patrón y discutir la optimización de la carga de trabajo con el empleado para establecer un equilibrio más saludable entre la vida laboral y personal.

7. Utilice un software de control del tiempo para obtener registros precisos

Con una mayor accesibilidad al software de control horario, es más fácil que nunca que sus empleados registren sus horas de trabajo. Sin embargo, algunos empleados pueden intentar abusar de esa libertad para encontrar lagunas en el sistema.

Un estudio realizado por la American Payroll Association (APA) reveló que hasta el 43% de los empleados admiten haber robado tiempo o haber exagerado el número de horas trabajadas en un turno determinado.

Una estrategia para minimizar el robo de tiempo es implantar la geovalla, que restringe la entrada o salida del trabajo a la presencia física del empleado en el lugar de trabajo. Esto, junto con las otras buenas prácticas de esta lista, puede evitar que sus empleados notifiquen de forma inexacta el tiempo trabajado.

8. Automatice su nómina para el control del tiempo

La mayoría de las imprecisiones en las nóminas se deben a errores de cálculo de las tarifas por hora y del tiempo trabajado por los empleados, especialmente en lo que respecta a las horas extraordinarias. Estos errores son más probables con la introducción manual de la hora y los cálculos de la paga, pero la implantación de un sistema integrado de control horario permite automatizar los cálculos de la nómina para eliminar prácticamente los errores y recuperar ancho de banda administrativo.

9. Mantenga registros a largo plazo

El mantenimiento de registros contribuye en gran medida a agilizar el seguimiento del tiempo de los empleados a efectos de cumplimiento y supervisión general. Mantener registros a largo plazo puede ayudarle a identificar clasificaciones erróneas de los empleados y a resolver problemas durante o antes de una auditoría.

La FLSA exige a las empresas que conserven los registros de nóminas durante tres años, pero usted puede conservarlos durante más tiempo. Y si dispone de espacio, tiene una necesidad empresarial o prevé posibles reclamaciones, debería considerar la posibilidad de conservarlos todo el tiempo que pueda. Sin embargo, esto requiere salvaguardar los datos personales sensibles almacenados in situ o en la nube para minimizar los riesgos de exposición no autorizada. Si no proteges correctamente los datos de las nóminas y sufres una brecha física o de ciberseguridad, las consecuencias podrían ser graves.

10. Revisar y auditar los informes de seguimiento horario

Por mucho que el software de nóminas y el de control horario trabajen mano a mano, sus funciones deberían ser implementadas por departamentos separados. Si los sistemas de control horario están separados de los sistemas de RR.HH., los directivos u otro personal pueden realizar revisiones de los informes sin revelar información personal.

A largo plazo, delegar el control del tiempo le permite comprender mejor cómo trabajan sus empleados y qué momentos son los más productivos a lo largo del día. También tendrá una visión más clara de los puntos débiles y los riesgos para solucionarlos antes.

11. Utilice los informes para mejorar las áreas de bajo rendimiento de la empresa

Como se mencionó anteriormente, debe aprovechar la mayor visibilidad que proporcionan las herramientas de seguimiento del tiempo de los empleados para estudiar las tendencias de comportamiento de sus empleados e identificar e implementar los ajustes necesarios. A continuación, en función de las circunstancias, puede modificar los horarios para aumentar la flexibilidad o iniciar acciones correctivas.

• Más flexibilidad de horarios: Supongamos que su informe de control horario revela que un empleado llega tarde todos los martes y jueves. Cuando le pregunte, le dirá que tiene que dejar a sus hijos en el colegio esos días. Podrías ajustar su horario para que empiece y termine 30 minutos más tarde, en lugar de sancionarle por circunstancias comprensibles.
• Medidas correctivas: Si el informe muestra que un empleado utiliza todos sus días de baja los lunes, es muy probable que esté abusando de la política de la empresa. Las discusiones y las medidas correctivas están justificadas, especialmente si su ausencia repetida interrumpe el flujo de trabajo de su equipo o departamento.

Las herramientas de control del tiempo pueden ayudarle a identificar y resolver estos problemas de forma activa y no pasiva.

Cómo controlar el tiempo y la nómina de los empleados con la ayuda de BBSI

Las empresas que buscan optimizar su control horario y sus nóminas pueden confiar en BBSI para satisfacer sus necesidades. Nuestro portal de nóminas patentado, myBBSI, se integra con software de nóminas ampliamente utilizado como TimeNet para ayudar a minimizar los puntos problemáticos de las nóminas.

Cuando los propietarios de negocios se asocian con BBSI, también se emparejan con un equipo local de la Unidad de Negocio que incluye un Especialista de Nómina que tiene años de experiencia en el procesamiento de nóminas para las empresas. Su Consultor de Nómina también trabajará con usted para revisar su seguimiento del tiempo y la nómina para determinar cualquier patrón, valores atípicos o inexactitudes.

Póngase en contacto con su sucursal local hoy mismo para saber cómo BBSI puede ayudarle a agilizar sus nóminas.