7 consejos para sacar el máximo partido al sistema de gestión de nóminas de BBSI

La nómina es una de esas cosas que no puede permitirse el lujo de hacer mal, pero es un trabajo constante. Entre perseguir las hojas de horas, mantenerse al día con las leyes fiscales, y volver a comprobar las deducciones, la nómina puede convertirse en un trabajo a tiempo completo por sí mismo.

Por eso es tan importante contar con un sistema moderno de gestión de nóminas. El sistema adecuado protege su empresa, le ahorra tiempo y mantiene contentos a sus empleados.

En este blog, repasaremos siete formas prácticas de sacar el máximo partido a su sistema de gestión de nóminas y quitarle mucho estrés de encima.

Empecemos por la base más importante: asegurarse de que su sistema está haciendo el trabajo pesado en materia de cumplimiento.

1. 1. Aproveche su sistema de gestión de nóminas para el cumplimiento de la normativa

El cumplimiento de las nóminas no es algo que pueda permitirse adivinar. Las leyes salariales, los códigos fiscales, las órdenes de embargo y las clasificaciones de los empleados tienen algo en común: equivocarse cuesta mucho dinero. Un sólido sistema de gestión de nóminas está diseñado para mantenerle dentro de las líneas, pero sólo si sabe cómo utilizarlo.

Funciones clave para el cumplimiento de la normativa:

• Actualizaciones fiscales automatizadas: Manténgase al día incluso cuando las leyes estatales o federales cambien a mitad de año.
• Herramientas de clasificación de empleados: Evite errores costosos al etiquetar empleados exentos, trabajadores no exentos o contratistas independientes.
• Procesamiento de embargos: Deje que el sistema gestione la manutención de los hijos y los embargos salariales de forma automática y precisa.

Los empresarios inteligentes tratan estas funciones como pólizas de seguro. Puede que no piense en ellas a diario, pero cuando una agencia gubernamental llame a su puerta, se alegrará de haberlas configurado correctamente.

2. Aproveche el acceso móvil y los portales para empleados 24/7

Los sistemas de gestión de nóminas ya no están atados a un escritorio. Usted y sus empleados tampoco deberían estarlo. Un buen sistema permite a todos obtener lo que necesitan en cualquier momento y lugar, sin tener que llamar a Recursos Humanos.

He aquí cómo poner a trabajar las funciones móviles:

1. Dé a los empleados acceso al portal: Permíteles consultar recibos de nómina, formularios W-2 e información sobre prestaciones sin tener que molestarte.
2. Gestión en movimiento: Apruebe las hojas de horas, revise las nóminas y controle los informes desde su teléfono.
3. Adelántese a los plazos: Las notificaciones push y las alertas le permiten mantener el control incluso cuando está fuera de la oficina.

Si su sistema de gestión de nóminas tiene capacidad móvil, aprovéchela. Ahorra tiempo, reduce los errores y ofrece a todos respuestas más rápidas cuando más las necesitan.

3. Integrar soluciones de control horario para agilizar la precisión de los datos

Si su sistema de gestión de nóminas sigue dependiendo de la introducción manual de las horas, está jugando con su cuenta de resultados. Los errores ocurren cuando las horas se registran en hojas de cálculo o trozos de papel. Peor aún, se abre la puerta al robo de tiempo, al fichaje de compañeros y a la declaración errónea de horas extraordinarias.

Por qué es importante la integración del control horario:

• Horas exactas: Los sistemas que se basan directamente en relojes de fichar, aplicaciones o fichajes biométricos reducen los errores.
• Supervisión en tiempo real: Visualice tableros de control en tiempo real con fichajes, horarios y solicitudes de tiempo libre.
• Nóminas más sencillas: los datos de tiempo limpios fluyen directamente a las nóminas y se evitan las correcciones manuales.

Las empresas inteligentes sincronizan el control horario con la gestión de nóminas desde el primer día. Ahorra tiempo, reduce el estrés y mantiene su nómina hermética. Si su sistema ofrece integraciones incorporadas o aplicaciones asociadas, conéctelas ahora, no más tarde.

4. Automatice los informes para mejorar la supervisión de nóminas y RR.HH.

Ejecutar las nóminas es sólo la mitad de la batalla. La otra mitad es saber lo que ocurre dentro de su plantilla. Los costes laborales, las tendencias de las horas extraordinarias, los saldos de PTO, las tasas de inscripción de beneficios... todo ello se encuentra dentro de su sistema de gestión de nóminas a la espera de ser utilizado.

Consejos profesionales para la automatización de informes:

• Programe informes periódicos: Configure informes automáticos semanales o mensuales para las métricas clave.
• Utilice cuadros de mando: Cree vistas en tiempo real de los costes salariales, las horas trabajadas y el uso del PTO.
• Detecte los problemas a tiempo: Busque patrones antes de que se conviertan en problemas, como el aumento de las horas extra o las tendencias de tiempo libre no aprobado.

Los informes automatizados convierten las conjeturas en estrategias. Tomará mejores decisiones en materia de personal, preverá los costes con mayor precisión y detectará los riesgos de cumplimiento antes de que le afecten. Si su sistema ofrece informes personalizados o herramientas de panel de control, no hay excusa para ir a ciegas.

5. Procesamiento de nóminas por lotes para ahorrar tiempo y reducir errores

Pagar manualmente a los empleados uno por uno es una reliquia del pasado. Si su sistema de gestión de nóminas ofrece el procesamiento por lotes, está ante uno de los triunfos más fáciles. Las nóminas por lotes eliminan las tareas repetitivas, reducen las probabilidades de cometer errores y liberan su tiempo para dedicarlo a algo más valioso que cuidar hojas de cálculo.

A continuación le explicamos cómo sacar el máximo partido a las funciones de nómina por lotes:

1. Agrupe a los empleados por departamento o función: Configure plantillas para poder pagar a equipos enteros en unos pocos clics.
2. Utilice la configuración predeterminada de forma inteligente: Automatice las tarifas de pago regulares, las bonificaciones y las deducciones para las ejecuciones recurrentes.
3. Revise en bloque antes de finalizar: Un último vistazo a todo el tablero puede detectar cualquier valor atípico sin arrastrar su día.

Las nóminas por lotes ahorran tiempo, pero sólo si se configuran correctamente. Tómese el tiempo necesario para crear buenas plantillas y verá cómo su jornada laboral se acorta.

6. Utilice su sistema de gestión de nóminas para gestionar la inscripción en prestaciones

La temporada de prestaciones es un caos si la gestiona manualmente. Los formularios se pierden, los plazos se incumplen y siempre hay alguien que acaba en el plan equivocado. Su sistema de gestión de nóminas puede quitarle todo ese dolor de encima si lo utiliza correctamente.

A continuación le indicamos cómo agilizar las prestaciones a través de su sistema:

1. Centralice la inscripción abierta: Permita que los empleados elijan sus planes y envíen los cambios directamente a través del portal.
2. Automatice las deducciones de nómina: Vincule las selecciones de beneficios directamente a la nómina para que las deducciones se realicen correctamente.
3. Seguimiento de la cobertura durante todo el año: Facilite a los empleados la revisión de su cobertura o la actualización de la información sin necesidad de que intervenga Recursos Humanos.

La gestión centralizada de las prestaciones ahorra horas de tiempo administrativo y reduce drásticamente los errores que provocan el enfado de los empleados.

7. Forme a su equipo en todas las capacidades de su sistema de gestión de nóminas

Incluso el mejor sistema de gestión de nóminas es inútil si nadie sabe cómo utilizarlo. Demasiadas empresas dejan funciones potentes acumulando polvo simplemente porque nadie se tomó el tiempo necesario para familiarizarse con las herramientas.

He aquí cómo solucionarlo:

1. Programe sesiones de formación periódicas: Repase las nuevas funciones, las actualizaciones y las mejores prácticas con su equipo directivo.
2. Creeuna guía interna del usuario: Mantenga una sencilla hoja de trucos o un manual adaptado a los flujos de trabajo de su empresa.
3. Designe usuarios avanzados: Designe a algunos empleados para que se conviertan en expertos y solucionen los problemas de los demás.

Consejo profesional: Haga que la formación sobre el sistema forme parte del proceso de incorporación de nuevos empleados. Cuando los empleados saben cómo navegar por el sistema desde el primer día, se ahorra tiempo, se evitan confusiones y se obtienen mejores datos en general.

Cómo BBSI le ayuda a maximizar su sistema de gestión de nóminas

Desde el soporte de cumplimiento y el acceso móvil a las integraciones de control horario, el procesamiento por lotes y la gestión de beneficios, hay eficiencias reales escondidas en el sistema que ya utiliza. Sólo tiene que desbloquearlas.

Si está preparado para ir aún más lejos, la buena noticia es que no tiene que hacerlo solo. El sistema de gestión de nóminas de BBSI se creó para hacer todo lo que hemos explicado aquí, y más. Con el apoyo de expertos, integraciones personalizadas y especialistas locales que conocen su negocio, usted tendrá toda la ayuda que necesita para ejecutar la nómina de forma más inteligente, más rápida y con menos dolores de cabeza.

Póngase en contacto con su representante local de BBSI hoy mismo para un recorrido personalizado sobre cómo maximizar su sistema de nómina y liberar más tiempo para centrarse en el crecimiento de su negocio.